Comment se préparer à l’évaluation externe ? (recette facile)

L’évaluation externe, imposée par la loi n°2002-2 du 2 janvier 2002, peut sembler bien contraignante en termes de temps, d’argent et d’organisation, si la structure ne s’approprie pas le sens que représente cette démarche.

L’objectif est d’en faire une ressource pour l’ensemble des parties prenantes de l’établissement : la direction, les équipes, les administrateurs et surtout les personnes accueillies et /ou leurs familles. C’est un événement, qui a lieu une fois tous les 7 ans, et qui mérite que l’on anticipe l’organisation de son déroulement pour répondre à la question suivante :

Comment traduire une obligation réglementaire en une véritable opportunité de conduite du changement ?

Avant toute chose, communiquer !

Communiquer pour en expliquer les contours, les enjeux, démystifier, rassurer, solliciter……
La communication sur la démarche d’évaluation externe peut se réaliser via les réunions d’équipe ou via une réunion dédiée à l’évaluation externe. La communication ne s’arrête pas aux professionnels de l’établissement. Il est important d’informer toutes les parties prenantes de l’établissement, à savoir les administrateurs de l’association, les usagers, les familles et les partenaires. Tous seront impliqués de manière entière et cela permettra aux évaluateurs de recueillir un maximum d’informations sur l’établissement.

La toute première étape consistera à définir de manière collégiale ce que l’on attend de cette évaluation externe, en quoi peut-elle nous être utile ? Quel pourrait en être le fil rouge ? Quelle approche attend-t-on de la part du cabinet ? Quelles références ?

Deuxième étape : le cahier des charges de l’évaluation externe

La seconde étape sera de construire le cahier des charges, de le diffuser, de sélectionner et enfin de contractualiser avec un organisme habilité.

L’échange avec l’organisme habilité est également indispensable afin de convenir d’un nombre de jours sur site suffisant. Cela permettra aux évaluateurs de rencontrer le maximum de personnes et d’éviter que certaines soient frustrées par le manque de temps. Une anticipation juste et intelligente est primordiale pour cette évaluation.

Le terme évaluation conserve encore dans les esprits une connotation anxiogène, aussi l’élément déterminant d’une évaluation externe préparée est la transmission du sens. Si chaque professionnel a bien intégré le sens de la démarche, alors il pourra s’impliquer davantage et transmettre aux évaluateurs une vision la plus proche possible de la réalité.

Troisième étape : la préparation

Arrive la mise en place pratique de l’événement. L’organisation de la journée (ou des journées d’évaluation) sur site se prépare en amont avec l’organisme habilité. Un planning d’intervention est alors co-construit, détaillant les différents entretiens qui seront réalisés lors de la visite sur site des évaluateurs. Une fois finalisé, la direction peut alors répartir les plages  horaires des entretiens auprès des professionnels, des usagers, des familles et des partenaires.
Informer les parties prenantes des horaires des réunions d’ouverture et de fin d’évaluation externe et les convier à ces deux réunions permet de créer une ambiance participative d’échange avec les évaluateurs.

Quatrième étape : l’évaluation sur site

Le petit plus consiste à préparer un accueil chaleureux aux évaluateurs (sans trop de fayotage), ce qui permet d’instaurer une atmosphère détendue, et de ne pas la vivre tel un audit par les professionnels. Pour cela, la direction peut s’informer, auprès de l’organisme habilité, de la manière dont se rendent les évaluateurs à l’établissement (cela permet de savoir s’ils ont besoin d’une voiture, d’une recommandation d’hôtel, …). Le jour de l’évaluation sur site, l’établissement peut prévoir quelques boissons chaudes et viennoiseries afin de démarrer l’évaluation externe dans une ambiance conviviale. Il est important de mettre à disposition des évaluateurs deux salles pour les entretiens et les pièces techniques qu’ils pourront examiner sur place.

Cinquième étape : organiser la restitution à chaud

En mettant à disposition un lieu qui permettra de recevoir toutes les personnes qui sont concernées par l’évaluation et surtout en insistant auprès des professionnels pour qu’ils se rendent disponibles pour ce moment privilégié et rare, car ayant lieu une fois tous les sept ans.

Vous avez là tous les ingrédients pour préparer et organiser une évaluation externe vivante et porteuse de sens ; nous vous en souhaitons le meilleur profit !

 

-> Bleu Social est un cabinet habilité pour l’évaluation externe. Depuis 2010, nous avons réalisé plus de 350 évaluations dans tous types d’établissement.

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